लेखांकन डेटा (Accounting Data) क्या है? अर्थ, विशेषताएं, और बहुत कुछ।

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लेखांकन का उपयोग वित्तीय लेनदेन का प्रबंधन करने और संबंधित रिपोर्ट तैयार करने के लिए किया जाता है जैसे व्यापार खाता, लाभ और हानि खाता, बैलेंस शीट, नकदी प्रवाह विवरण, आदि, जिनका उपयोग संख्याओं में संगठन की स्थिति, प्रदर्शन आदि को समझने के लिए किया जाता है, लेकिन इन रिपोर्टों को तैयार करने के लिए सहायक दस्तावेजों की आवश्यकता होती है जिन्हें वाउचर के रूप में भी जाना जाता है और इन दस्तावेजों को ही लेखांकन डेटा कहा जाता है।

लेखांकन डेटा क्या है? (What is Accounting Data?)

लेखांकन डेटा, वित्तीय डेटा (तथ्य) है जिसका उपयोग लेखांकन जानकारी (Accounting Information) तैयार करने के लिए किया जाता है और जब तक इसे लेखांकन प्रक्रिया के माध्यम से संसाधित करके लेखांकन जानकारी में परिवर्तित नहीं किया जाता है, तब तक इसे समझना और विभिन्न क्षेत्रों में उपयोग करना मुश्किल होता है क्योंकि लेखांकन डेटा कच्चे रूप में होता है जिसे संसाधित करके तैयार रूप में परिवर्तित किया जाता है। लेखांकन डेटा के उदाहरणों में सभी सहायक दस्तावेज शामिल हैं, जैसे बिल/चालान/ज्ञापन, डेबिट नोट, क्रेडिट नोट, रसीदें, भुगतान-पर्चियां (Pay-in-Slip), चेक, आदि।

लेखांकन डेटा का उपयोग या प्रबंधन आंतरिक उपयोगकर्ताओं या प्रबंधन द्वारा किया जाता है तथा इसे स्वयं और बाहरी उपयोगकर्ताओं के लिए संसाधित करके विभिन्न रिपोर्ट तैयार की जाती हैं। लेखांकन डेटा जितना सटीक होगा, उससे तैयार की गई रिपोर्ट उतनी ही सटीक हो सकती है क्योंकि सभी रिपोर्ट डेटा पर आधारित होती हैं।

लेखांकन डेटा की विशेषताएं (Features of Accounting Data)

लेखांकन डेटा की विशेषताएं निम्नलिखित हैं:

1. लेखांकन जानकारी का स्रोत (Source of Accounting Information):

लेखांकन डेटा लेखांकन जानकारी का एक स्रोत है क्योंकि इसके माध्यम से ही लेखांकन जानकारी तैयार की जाती है। लेखांकन जानकारी में व्यापार खाता, लाभ और हानि खाता, बैलेंस शीट, आदि जैसी विभिन्न रिपोर्ट शामिल हैं। लेखांकन जानकारी तैयार करने के लिए, लेखांकन डेटा को लेखांकन प्रक्रिया के माध्यम से संसाधित किया जाता है और इस प्रक्रिया में पहचान, माप, अभिलेखन, वर्गीकरण, आदि शामिल हैं।

2. प्राथमिक डेटा (Primary Data):

लेखांकन डेटा प्राथमिक डेटा है क्योंकि इसमें चालान, बिल, डेबिट नोट, क्रेडिट नोट, चेक, पे-इन-स्लिप, आदि जैसे स्रोत दस्तावेज शामिल हैं। सरल शब्दों में कहें तो, किसी भी संगठन में होने वाला कोई भी वित्तीय लेनदेन इसके अंतर्गत आता है जैसे बिक्री, खरीद, भुगतान, प्राप्तियां, आदि। ध्यान दें: लेखांकन प्रक्रिया तभी शुरू होती है जब प्राथमिक डेटा प्राप्त होता है।

3. कच्चा रूप (Raw Form):

लेखांकन डेटा कच्चे रूप में होता है क्योंकि इसमें संगठन में होने वाली वित्तीय घटनाएँ जैसे बिक्री, खरीद, वापसी, भुगतान, आदि शामिल होते हैं, और इसे संसाधित करके व्यापार खाता, लाभ और हानि खाता, बैलेंस शीट, आदि जैसे तैयार रूपों में परिवर्तित किया जाता है, जिन्हें लेखांकन जानकारी भी कहा जाता है। जब तक इसे संसाधित करके तैयार रूपों में परिवर्तित नहीं किया जाता है, बाहरी उपयोगकर्ताओं को इसे समझने में कठिनाई होती है।

4. वित्तीय डेटा (Financial Data):

लेखांकन डेटा एक वित्तीय डेटा है क्योंकि लेखांकन केवल संगठन में होने वाले आर्थिक लेनदेन को दर्ज और प्रबंधित करता है। यदि संगठन में कोई गैर-आर्थिक घटना होती है तो उसे वित्तीय डेटा नहीं कहा जाएगा और उसे लेखांकन पुस्तकों में दर्ज नहीं किया जाएगा। लेखांकन के पहले चरण में, लेनदेन की पहचान की जाती है जो बताता है कि कौन से लेनदेन दर्ज किए जाने हैं और कौन से नहीं और जो लेनदेन दर्ज किए जाते हैं उन्हें वित्तीय डेटा कहा जाता है।

5. प्रबंधन द्वारा प्रबंधित (Managed by Management):

लेखांकन डेटा का प्रबंधन संगठन के प्रबंधन द्वारा किया जाता है। प्रबंधन लेखांकन डेटा को संसाधित करता है और आंतरिक और बाहरी उपयोगकर्ताओं के लिए विभिन्न रिपोर्ट तैयार करता है जो आंतरिक और बाहरी उपयोगकर्ताओं को सम्बंधित निर्णय लेने में मदद करते हैं। आंतरिक उपयोगकर्ताओं में संगठन के भीतर का व्यक्ति और बाहरी उपयोगकर्ताओं में संगठन के बाहर का व्यक्ति शामिल होता है।

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