लाभ और हानि खाता का प्रारूप (Format of Profit and Loss Account)

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प्रत्येक व्यवसाय में प्रबंधन को व्यवसाय के वित्तीय प्रदर्शन के बारे में जानने में रुचि होती है क्योंकि उसी के अनुसार भविष्य की योजनाएँ बनाई जाती हैं, जिसके लिए प्रबंधन व्यवसाय में कई प्रकार की रिपोर्ट तैयार करते हैं। व्यवसाय में तैयार की जाने वाली प्रत्येक रिपोर्ट के लिए अलग-अलग प्रारूपों का उपयोग किया जा सकता है क्योंकि प्रत्येक रिपोर्ट एक अलग उद्देश्य के लिए तैयार की जाती है लेकिन वे सभी रिपोर्ट किसी न किसी तरह से एक-दूसरे से संबंधित होती हैं। इनमें से एक रिपोर्ट लाभ और हानि खाता रिपोर्ट है।

लाभ और हानि खाता तैयार करने के कई उद्देश्य या कारण हैं जिनमें से सबसे महत्वपूर्ण उद्देश्य लाभ और हानि की गणना करना है। कोई व्यवसाय लंबे समय तक तभी टिक सकता है जब वह लाभ कमा रहा हो। लाभ एवं हानि खाता को एक निश्चित अवधि का डेटा लेकर तैयार किया जाता है। लाभ और हानि खाता में केवल अप्रत्यक्ष आय और व्यय को दर्ज किया जाता है और इसे व्यापार खाता तैयार होने के बाद तैयार किया जाता है क्योंकि इसमें सकल लाभ या हानि की आवश्यकता होती है।

लाभ और हानि खाता का प्रारूप (Format of Profit and Loss Account)

लाभ और हानि खाता का प्रारूप नीचे वर्णित है:

Profit and Loss Account
of M/s XYZ Company
for the year ending 31st March 2024

1. सामान्य (General):

इसमें व्यवसाय का नाम, खाता नाम, अवधि इत्यादि जैसे सभी बाहरी तत्व शामिल हैं और ये खाते/रिपोर्ट के बारे में समझने में मदद करते हैं। ये सभी तत्व प्रारूप का ही हिस्सा हैं लेकिन इनको प्रारूप के बाहर लिखा जाता है। इनके बिना प्रारूप अधूरा होता है क्योंकि ये तत्व बताते हैं कि रिपोर्ट किस व्यवसाय से संबंधित है, रिपोर्ट का नाम क्या है, रिपोर्ट में कितने समय का डेटा प्रयोग किया गया है, आदि। जब भी लाभ और हानि खाता का प्रारूप तैयार किया जाता है तो सबसे पहले इन तत्वों को लिखा जाता है।

Profit and Loss Account
of M/s XYZ Company
for the year ending 31st March 2024

2. डेबिट और क्रेडिट (Debit and Credit):

लाभ और हानि खाता का प्रारूप को दो भागों में विभाजित किया गया है, एक डेबिट भाग और दूसरा क्रेडिट भाग, ऐसा दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के कारण होता है। यह एक नाममात्र खाता है जिसके कारण सभी व्यय, हानि आदि डेबिट पक्ष में दर्ज की जाती है और सभी आय, लाभ आदि क्रेडिट पक्ष पर दर्ज किए जाते हैं लेकिन शुद्ध लाभ डेबिट पक्ष में लिखा जाता है और शुद्ध हानि क्रेडिट पक्ष में लिखा जाता है। दोनों पक्षों में समान खाना है, एक विवरण खाना है और दूसरा राशि खाना है।

3. विवरण (Particulars):

यह खाना डेबिट पक्ष और क्रेडिट पक्ष दोनों तरफ होता है। इस खाना में लेनदेन का नाम (शीर्ष) दर्ज किया गया है। सभी डेबिट लेनदेन के नाम डेबिट पक्ष के विवरण खाना में दर्ज किए जाते हैं और सभी क्रेडिट लेनदेन के नाम क्रेडिट पक्ष के विवरण खाना में दर्ज किए जाते हैं। डेबिट पक्ष पर सकल हानि, व्यय और शुद्ध लाभ, आदि दर्ज किया जाता है और क्रेडिट पक्ष पर सकल लाभ, आय, शुद्ध हानि, आदि दर्ज की जाती है। इस खाते में केवल अप्रत्यक्ष व्यय और अप्रत्यक्ष आय ही दर्ज की जाती है।

4. राशि (Amount):

इस खाना में लेन-देन (शीर्ष) की राशि दर्ज की जाती है। सभी डेबिट लेनदेन की राशि डेबिट पक्ष के राशि खाना पर दर्ज की जाती है और सभी क्रेडिट लेनदेन की राशि क्रेडिट पक्ष के राशि खाना पर दर्ज की जाती है। उदाहरण के लिए अप्रत्यक्ष व्यय 2,00,000/- रुपये है, इस मामले में अप्रत्यक्ष व्यय के शीर्ष को डेबिट पक्ष के विवरण खाना पर दर्ज किया जायेगा और उस लेनदेन की राशि 2,00,000/- रुपये को डेबिट पक्ष के राशि खाना पर दर्ज किया जायेगा।

5. कुल (Total):

इस अनुभाग को प्रारूप में सबसे अंत में दिया जाता है क्योंकि इसका उपयोग केवल तभी किया जाता है जब सभी लेनदेन दर्ज हो जाते हैं। यह अनुभाग यह निर्धारित करने में मदद करता है कि व्यवसाय ने लाभ कमाया है या हानि। यदि डेबिट पक्ष का योग क्रेडिट पक्ष के योग से अधिक होता है तो इसका अर्थ है कि व्यवसाय को हानि हुआ है, इसी प्रकार यदि क्रेडिट पक्ष का योग डेबिट पक्ष के योग से अधिक होता है तो इसका अर्थ है कि व्यवसाय को लाभ हुआ है। जब लाभ या हानि दर्ज की जाती है, तो दोनों पक्षों का योग बराबर हो जाता है।

Profit and Loss Account
of M/s XYZ Company
for the year ending 31st March 2024

यह भी पढ़ें:

• लाभ और हानि खाता (Profit and Loss Account) क्या है? अर्थ, विशेषताएँ और बहुत कुछ।
• लाभ और हानि खाता का उद्देश्य (Objectives of Profit and Loss Account)
• लाभ और हानि खाता की सामग्री (Contents of Profit and Loss Account)

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