ट्रायल बैलेंस का प्रारूप (Format of Trial Balance)

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लेखांकन में सभी संबंधित अवधारणाएँ लेनदेन को व्यवस्थित रूप से प्रबंधित करने की सुविधा प्रदान करती हैं, ऐसा इसलिए है क्योंकि व्यवसाय में होने वाले सभी आर्थिक लेनदेन व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण होते हैं। व्यवसाय में होने वाले सभी आर्थिक लेनदेन को व्यवस्थित रूप से प्रबंधित करके कई लेखांकन रिपोर्ट तैयार की जाती हैं जो व्यवसाय को समझने में मदद करती हैं। इनमें से एक रिपोर्ट ट्रायल बैलेंस है।

ट्रायल बैलेंस लेखांकन प्रक्रिया का हिस्सा नहीं है और इसका उपयोग व्यवसाय में रिपोर्ट के रूप में नहीं किया जाता है, लेकिन इसे अंकगणितीय त्रुटियां, दोहरी प्रविष्टि प्रणाली, आदि की जांच करने के लिए तैयार किया जाता है। बही खाता और सहायक पुस्तकों में लेनदेन को वर्गीकृत करने के बाद ट्रायल बैलेंस तैयार किया जाता है क्योकि इसमें केवल खाता का शेष दर्ज किया जाता है। सामान्यतया, ट्रायल बैलेंस का कोई निश्चित प्रारूप नहीं है लेकिन जो भी प्रारूप तैयार किया जाएगा वह ट्रायल बैलेंस की अवधारणा के अनुसार होना चाहिए।

ट्रायल बैलेंस का प्रारूप (Format of Trial Balance)

ट्रायल बैलेंस का प्रारूप नीचे वर्णित है:

Trial Balance
of M/s XYZ Company
as on 31st March 2024

1. सामान्य (General):

ट्रायल बैलेंस प्रारूप के इस खंड (Section) में प्रारूप के सभी बाहरी तत्व शामिल हैं जैसे रिपोर्ट का नाम, व्यवसाय का नाम, अवधि और अन्य तत्व आदि। ये सभी तत्व रिपोर्ट को समझने में मदद करते हैं जैसे कि कोनसा रिपोर्ट है, किस व्यवसाय से संबंधित है, कब तक का डेटा का उपयोग किया गया है, आदि। ये सभी तत्व ट्रायल बैलेंस प्रारूप का उपयोग करने से पहले लिखे जाते हैं।

Trial Balance
of M/s XYZ Company
as on 31st March 2024

2. विवरण (Particulars):

इस खाना (Column) में खाता का नाम लिखा जाता है जैसे बिक्री खाता, खरीद खाता, देनदार खाता, लेनदार खाता, पूंजी खाता और अन्य खाता, आदि। यदि समूह/प्रकृति के अनुसार चर्चा की जाए तो इसमें पूंजी, देनदारियां, व्यय, संपत्ति, राजस्व, आदि के सभी खाते शामिल होते हैं। इस खाना में केवल खाते का नाम लिखा जाता है और संबंधित कॉलम में राशि लिखी जाती है।

3. एल.एफ (L.F.):

एल. एफ. का पूरा नाम लेजर फोलियो है और इसका मतलब है बही पुस्तक का पृष्ठ क्रमांक। इस खाना (Column) में बही पुस्तक का पृष्ठ क्रमांक लिखा जाता है जहां पर संबंधित खाता होता है। उदाहरण के लिए, यदि नकद खाता बही पुस्तक में पृष्ठ क्रमांक 55 पर मौजूद है, तो पृष्ठ क्रमांक 55 को ट्रायल बैलेंस में लिखा जाएगा। इसका उपयोग खातों को व्यवस्थित रूप से प्रबंधित करने के लिए किया जाता है और इसकी मदद से खाता को बही पुस्तक में ढूंढना आसान हो जाता है।

4. डेबिट बैलेंस (Debit Balance):

इस खाना (Column) में डेबिट बैलेंस को लिखा जाता है। आम तौर पर देनदार, बैंक, नकदी, संपत्ति, खर्च, आदि डेबिट बैलेंस खाता हैं। खाता का नाम विवरण खाना में लिखा जाता है और राशि इस खाना में लिखा जाता है। उदाहरण के लिए, बैंक खाता की शेष राशि 1,00,000/- है तो बैंक खाता को विवरण खाना में लिखा जाएगा और राशि 1,00,000/- डेबिट राशि कॉलम में लिखा जाएगा। यह खाना यह समझने में मदद करता है कि किस खाता का शेष डेबिट है।

5. क्रेडिट बैलेंस (Credit Balance):

इस खाना (Column) में क्रेडिट बैलेंस को लिखा जाता है। आम तौर पर, लेनदार, पूंजी, राजस्व, ऋण, मूल्यह्रास इत्यादि क्रेडिट बैलेंस खाता हैं। समूहों और प्रकृति के अनुसार बात करें तो पूंजी, देनदारियां, राजस्व आदि का क्रेडिट बैलेंस होता है। इसमें भी खाते का नाम विवरण खाना में लिखा जाता है और राशि संबंधित खाना में लिखा जाता है। उदाहरण के लिए, यदि बिक्री खाता का शेष रु. 4,00,000/- है तो बिक्री खाता को विवरण खाना में दर्ज किया जाएगा और रु. 4,00,000/- को क्रेडिट बैलेंस खाना में लिखा जाएगा। इसकी मदद से यह पता लगाना आसान हो जाता है कि किस खाता का बैलेंस क्रेडिट है।

6. कुल (Total):

इस अनुभाग (Section) में ट्रायल बैलेंस का कुल बैलेंस को लिखा जाता है। डेबिट बैलेंस के कुल को डेबिट पक्ष में लिखा जाता है और क्रेडिट बैलेंस के कुल को क्रेडिट पक्ष में लिखा जाता है। यह अनुभाग ट्रायल बैलेंस में बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है क्योंकि यदि दोनों पक्षों का बैलेंस मेल खाता है तो यह माना जाता है कि लेखांकन प्रक्रिया में कोई अंकगणितीय त्रुटि और दोहरी प्रविष्टि प्रणाली त्रुटि नहीं है। यदि दोनों पक्षों का संतुलन मेल नहीं खाता है तो सस्पेंस खाता (Suspense Account) का उपयोग किया जा सकता है।

Trial Balance
of M/s XYZ Company
as on 31st March 2024

ये भी पढ़ें:

• ट्रायल बैलेंस (Trial Balance) क्या है? अर्थ, विशेषताएं और बहुत कुछ।
• ट्रायल बैलेंस तैयार करने का उद्देश्य (Purpose of preparing trial balance)
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