लेखांकन के स्रोत दस्तावेज़ (Source Documents of Accounting)

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व्यवसाय में दिन-प्रतिदिन बहुत सारे लेन-देन होते हैं और वे लेन-देन किसी प्रारूप में होते हैं, उस प्रारूप को लेखांकन/हिसाब-किताब के दस्तावेज़ कहा जाता है, और ये सभी प्राथमिक होते हैं। ये दस्तावेज़ लेनदेन को व्यवस्थित रूप से करने में मदद करते हैं क्योंकि ये दस्तावेज़ मानक (Standards) के अनुसार होते हैं।

प्रत्येक लेनदेन संबंधित दस्तावेजों के माध्यम से किया जाता है। उदाहरण के लिए, बिक्री और खरीद लेनदेन चालान/बिल/कैश मेमो (Invoice/Bill/Cash Memo) आदि के माध्यम से किए जाते हैं, बैंक में नकद जमा पे-इन-स्लिप (Pay-In-Slip) के माध्यम से किए जाते हैं, बिक्री और खरीद रिटर्न और समायोजन डेबिट और क्रेडिट नोट (Debit and Credit Note) के माध्यम से किए जाते हैं, पार्टी को भुगतान और पार्टी से प्राप्तियां चेक या इलेक्ट्रॉनिक मोड (Cheque or Electronic Mode) के माध्यम से किए जाते हैं, आदि।

लेखांकन के स्रोत दस्तावेज़ (Source Documents of Accounting)

लेखांकन के स्रोत दस्तावेज़ निम्नलिखित हैं:

1. चालान/बिल/कैश मेमो (Invoice/Bill/Cash Memo):

खरीद और बिक्री चालान/बिल/कैश मेमो आदि के माध्यम से की जाती है। इनमें सभी आवश्यक तत्व जैसे पार्टी विवरण, उत्पाद विवरण और अन्य आवश्यक तत्व, आदि दिए जाते हैं। इसमें जो उत्पाद बेचता है उसे विक्रेता कहा जाता है और जो उत्पाद खरीदता है उसे खरीदार कहा जाता है। खरीद और बिक्री नकद और क्रेडिट हो सकती है, यह पूरी तरह से खरीदार और विक्रेता और लेनदेन की प्रकृति पर निर्भर करता है।

2. रसीद (Receipt):

रसीद का अर्थ है कुछ प्राप्त करने का प्रमाण। इसका प्रयोग तब किया जाता है जब किसी से कुछ प्राप्त होता है। उदाहरण के लिए, जब हम पैसे या चेक प्राप्त करते हैं तो हम एक रसीद जारी करते हैं, इसी तरह, जब हम पैसे या चेक देते हैं तो हमें एक रसीद मिलती है। रसीद भौतिक या आभासी (Physical or Virtual) हो सकती है। इसके तहत जो रसीद बनाता है उसे जारीकर्ता/दाता कहा जाता है और जो रसीद प्राप्त करता है उसे प्राप्तकर्ता कहा जाता है।

3. डेबिट और क्रेडिट नोट (Debit and Credit Notes):

पार्टी के खाते को समायोजित (Adjustment) करने के लिए डेबिट और क्रेडिट नोटों का उपयोग किया जाता है। पार्टियों के खातों के समायोजन के मुख्य कारण बिक्री रिटर्न, खरीद रिटर्न, बिक्री के बाद छूट, दस्तावेजों में त्रुटियां आदि हैं। डेबिट नोट का उपयोग पार्टियों के खाते को डेबिट करने के लिए किया जाता है और क्रेडिट नोट का उपयोग पार्टियों के खाते को क्रेडिट करने के लिए किया जाता है। कब डेबिट नोट का उपयोग करना है और कब क्रेडिट नोट का उपयोग करना यह पूरी तरह से लेनदेन की प्रकृति पर निर्भर करता है।

4. चेक (Cheque):

चेक एक उपकरण है जो बैंकों द्वारा अपने ग्राहकों को दिया जाता है, चेक की मदद से ग्राहक अपने बैंक बैलेंस जैसे निकासी, ट्रांसफर आदि का प्रबंधन करते हैं। प्रत्येक चेक में एक अद्वितीय नंबर (Unique Number) होता है और चेक को इन नंबरों का उपयोग करके प्रबंधित किया जाता है।

चेक में राशि, दिनांक, हस्ताक्षर, पार्टी विवरण आदि के लिए रिक्त स्थान प्रदान किए जाते हैं। चेक जारी होने पर सभी रिक्त स्थान भरे जाते हैं। यदि कोई चेक जारी करने के बाद चेक का भुगतान नहीं करता है तो यह एक गैरकानूनी गतिविधि है और उसे दंड दिया जा सकता है।

5. पे-इन-स्लिप (Pay-In-Slip):

पे-इन-स्लिप का उपयोग नकद, चेक और समकक्ष उपकरणों को जमा करने के लिए किया जाता है जो बैंक द्वारा स्वीकार किए जाते हैं। पे-इन-स्लिप को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि इसमें तारीख, शाखा विवरण, खाताधारक विवरण और चीज़ विवरण आदि से भरा जा सकता है।

पे-इन-स्लिप का उपयोग जमाकर्ता द्वारा किया जाता है और बैंक द्वारा प्राप्त किया जाता है। जब बैंक को पे-इन-स्लिप प्राप्त होती है, तो बैंक जमाकर्ता को एक रसीद जारी करता है। यह रसीद पे-इन-स्लिप के साथ जुड़ी होती है या अलग भी हो सकती है। जो नकदी, चेक और समकक्ष उपकरणों को जमा करने के लिए पे-इन-स्लिप का उपयोग करते हैं उन्हें जमाकर्ता कहा जाता है और जो उन्हें प्राप्त करते हैं उन्हें प्राप्तकर्ता कहा जाता है।

ध्यान दें: ऊपर लेखांकन के सभी स्रोत दस्तावेजों का वर्णन नहीं किया गया है।

ये भी पढ़ें:

• लेखांकन (Accounting) क्या है? अर्थ, विशेषताएँ, और बहुत कुछ।
• लेखांकन का महत्व (Importance of Accounting)
• लेखांकन की प्रक्रिया (Process of Accounting)
• लेखांकन के फायदे और नुकसान (Advantages and Disadvantages of Accounting)
• लेखांकन की शाखाएँ (Branches of Accounting)

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